Profesjonalny i skuteczny e-mail? Poznaj 10 reguł!
W biznesie e-mail jest jedną z najczęstszych form komunikacji. Warto więc poznać 10 zasad, dzięki którym nasze wiadomości będą wyglądały profesjonalnie i będą przyczyniały się do budowania odpowiednich relacji.
Chociaż w życiu prywatnym często porzucamy pocztę elektroniczną i wybieramy łatwe w użyciu komunikatory, w biznesie e-mail wciąż jest jedną z kluczowych form komunikacji. Warto pamiętać, że komunikat to nie tylko treść sensu stricto (czyli co napiszemy), ale również forma (czyli jak napiszemy). W takich okolicznościach tym bardziej zasadnym wydaje się poznanie kilku niezwykle ważnych reguł mailowego savoir-vivre.
1. Dobrze, kiedy się Ciebie spodziewają
Jeżeli nie jesteś potencjalnym klientem, Twój niezapowiedziany mail może zostać uznany po prostu za SPAM. To, że ktoś udostępnia swój adres mailowy np. na stronie internetowej, nie oznacza, że chce dostawać masę e-maili, szczególnie z ofertami. Jeżeli napiszesz, nawet na ogólnodostępny adres, ale się w żaden sposób nie zapowiesz, zapewne nie dostaniesz nigdy odzewu – z dwóch powodów. Po pierwsze Twój mail może zostać przegapiony, po drugie – jak wspomniałem, ludzie nie lubią odpisywać na nieoczekiwane wiadomości.
Jeżeli masz możliwość to wcześniej zadzwoń do potencjalnego odbiorcy, przedstaw się i zapytaj czy możesz wysłać wiadomość. Jeżeli nie masz możliwości – napisz maila, gdzie na początku zapytasz się o możliwość przedstawienia sprawy/oferty.
2. Profesjonalny adres mailowy
Twój odbiorca nie widzi Cię bezpośrednio, nie ma przed oczami Twojej twarzy, pewnej siebie sylwetki czy eleganckiego ubioru. Pierwszym punktem styku z Twoją osobą jest adres mailowy. Jeżeli ten wygląda nieprofesjonalnie (różne zdrobnienia, abstrakcyjne nazwy, długie ciągi liczb po imieniu) to i Ty sprawiasz wrażenie osoby nieprofesjonalnej.
Dobrze by Twój adres mailowy był prosty i bezpośrednio Cię przedstawiał. Optymalnym rozwiązaniem jest podanie imienia i nazwiska lub samego imienia – przynajmniej przed znakiem @. Po tym znaku mamy domenę czyli, w dużym uproszczeniu, przyporządkowanie do administratora miejsca, na którym masz założoną skrzynkę poczty elektronicznej.
Najczęściej pojawiające się domeny to darmowe, powszechnie udostępniane – w stylu onet.pl, wp.pl czy gmail.com. Są one w porządku. Jeżeli masz możliwość użyj jednak własnej domeny – nazwy firmy lub Twojej strony internetowej.
3. Prosty i konkretny temat wiadomości
Celem tematu jest streszczenie (czy też zapowiedź) tego, o czym będziesz pisać. Temat powinien być prosty (wszelkie clickbaity lub inne formy zachęceń nie wchodzą w grę), zrozumiały i konkretny – czyli też nie za długi.
Temat ułatwia również późniejszą nawigację tj. zarówno Tobie jak i odbiorcy uprości m.in. wyszukiwanie danego wątku wśród gąszczu innych wiadomości w skrzynce. Dlatego też warto różne sprawy/projekty/wątki opisywać pod różnymi tematami oraz nie zostawiać w miejscu na temat pustego pola.
4. Odpowiednie przywitanie
Najczęstsze przywitanie tj. witam, jest przywitaniem błędnym. Słowo witam zakłada nadrzędność osoby, która go używa. Będzie odpowiednie, kiedy jako gospodarz będziesz witać kogoś w domu, ale w mailach – odradzam, szczególnie, że wiedza na temat niestosowności tego, wydawać by się mogło niewinnego słowa, jest już w miarę powszechna.
Odpowiednim rozpoczęciem wiadomości będą Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. Trzeciego zwrotu używamy nie tylko w przypadku, kiedy piszemy do grupy, ale również kiedy nie wiemy czy piszemy do mężczyzny, czy też do kobiety.
Z praktyki biznesowej wiem jednak, że powyższe zwroty, chociaż są poprawne, bywają uznane za delikatnie archaiczne, szczególnie że coraz powszechniejsze stają się zachodnie wzorce. Z tego względu jestem wielkim fanem klasycznego Dzień dobry, ew. Dobry wieczór.
Kiedy pierwsze powitanie masz za sobą, poprawne będą zwroty imienne (z przedrostkiem grzecznościowym) czyli np. Panie Mikołaju, lub też w ogóle pominięcie bezpośredniego zwrotu. Należy tak postępować aż do następnego dnia, kiedy na nowo się witamy.
5. Po przywitaniu – co do zasady mała litera
Jeżeli kończymy przywitanie wykrzyknikiem (np. Dzień dobry!), rozpoczęcie nowego akapitu wielką literą będzie poprawne. Najczęściej jednak przywitanie kończymy użyciem przecinka (np. Dzień dobry,). W takim wypadku nie używamy wielkiej litery w nowym akapicie, ponieważ nie tworzymy nowego zdania.
Warto tutaj nadmienić, że w języku angielskim jest odwrotnie tj. zawsze nowy akapit zaczynamy wersalikiem.
6. Układ wiadomości
W potocznej mowie dziennikarzy używa się pojęcia tzw. blachy. Jest to niesformatowany tekst – bez pogrubień, kursyw, śródtytułów. Oczywiście nikt takiego tekstu nie czyta, ponieważ jest on potem łamany tj. układamy do czasopisma. Ty też powinieneś, w chwili pisania wiadomości, myśleć o odbiorcy.
Postaraj się, aby Twój e-mail był czytelny. W tym celu:
– podziel treść na wątki i opcjonalnie zastosuj śródtytuły;
– pogrubiaj najważniejszą treść;
– stosuj odstępy w tekście i dbaj o to, aby tekst nie był ułożony zbyt szeroko (czyli co jakiś czas zaczynaj pisać od nowej linijki).
Na osobną uwagę zasługuje długość tekstu. Tutaj stosowana jest podobna zasada jak w przypadku tematu – bądź konkretny. Lepiej, żeby Twój e-mail był trochę krótszy niż za długi – należy szanować czas odbiorcy.
7. Emotikony – można czy nie można?
W zależności od źródła, można dowiedzieć się, że użycie emotikon w korespondencji służbowej jest albo kategorycznie zakazane, albo dozwolone czy nawet polecane (dla zmniejszenia dystansu między odbiorcą), do czego przychylam się i ja.
Oczywiście emotikony mogą wyglądać nie na miejscu w korespondencji bardzo oficjalnej – i wtedy odradzam ich użycie. W praktyce jednak większość wiadomości służbowych jest trochę mniej oficjalna. Użycie emotikony faktycznie może skrócić dystans. Używajmy ich jednak rozsądnie – nie za dużo i nie za często.
8. O załącznikach słów kilka
Jeżeli wysyłasz załączniki warto trzymać się trzech zasad. Po pierwsze – nie przesadź z ich wielkością, szczególnie że za duże pliki mogą zwyczajnie nie przejść. W razie potrzeby możesz użyć chmury np. WeTransfer.
Po drugie – jeżeli jest dużo załączników – dobrze jest spakować do archiwum (.rar lub .zip).
Po trzecie – w dobrym tonie jest poinformowanie odbiorcę, że załącznik wysyłasz. Szczególnie, że jeżeli o tym nie wspomnisz, to odbiorca może po prostu załącznik przegapić.
9. Jak szybko należy odpisać?
Przyjęło się, że powinno się odpisać w ciągu 24 godzin od otrzymania e-maila. Oczywiście warto zrobić to szybciej, szczególnie jeżeli nam zależy, aby współpraca przebiegała w odpowiednim tempie.
Bywa, że nie jest jednak możliwe zmieszczenie się w dobowym deadlinie. Wtedy warto o tym poinformować (np. Przepraszam, ale z uwagi na wyjazd służbowy, będę mógł odpisać dopiero w środę).
10. Pożegnanie też jest ważne
W przypadku pożegnania możesz użyć formalnych zwrotów Z wyrazami szacunku/Z wyrazami poważania. Jest to najwłaściwsza opcja, kiedy maila również zaczynasz oficjalnie (np. Szanowni Państwo).
W korespondencji służbowej najczęściej wystarczy Pozdrawiam lub też pozdrawianie „z dodatkami” np. Pozdrawiam i życzę miłego dnia.
W odróżnieniu do wiadomości wysyłanych w języku angielskim, w języku polskim po pożegnaniu nie stawiasz przecinka. Po zwrocie żegnającym używasz:
– w relacjach oficjalnych w pierwszej wiadomości – imienia i nazwiska;
– również w relacjach oficjalnych, ale już w kolejnych wiadomościach możesz (ale nie musisz) użyć inicjałów;
– jeżeli przeszliście już na ton mniej oficjalny, możesz użyć samego imienia.
Podsumowując
Stosowanie się do powyższych reguł powinno pomóc Ci pisać profesjonalne, jasne i skuteczne e-maile. Jeżeli masz jakieś pytania – śmiało pisz w komentarzu. Odpiszę najszybciej jak to będzie możliwe.